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Vom Fax zur App: Warum die Digitalisierung der Beschaffung jetzt zählt

By: Sarah Reudenbach 08.07.25 10:45

Regionalität Lokalität
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Während Kund:innen heute mit einem Klick ihre Lieblingsprodukte online bestellen, läuft die Beschaffung in vielen Supermärkten noch erstaunlich analog ab – per Fax, Telefon oder handschriftlicher Bestellung. Besonders wenn es um regionale und saisonale Lebensmittel bei kleineren Erzeuger:innen geht, sind veraltete Prozesse und fehlende digitale Infrastruktur nach wie vor Alltag. Dabei wächst der Druck von mehreren Seiten: Verbraucher:innen fordern mehr Transparenz und Regionalität, die Logistik wird komplexer, und wirtschaftlich zählt jede eingesparte Minute.

Die Frage ist also nicht mehr, ob die Digitalisierung kommen muss, sondern wann und wie schnell. Und vor allem: Wie schaffen wir es, dass auch kleine Produzent:innen und regionale Anbieter:innen Teil dieser Transformation werden?

Denn genau hier liegt ein großes Potenzial und gleichzeitig eine der größten Herausforderungen. Lokale Lebensmittel, direkt aus der Region, sind gefragt wie nie. Doch sie haben es oft schwer, ihren Weg in die Regale der Supermärkte zu finden. Der Grund: Es fehlt an einfachen, verlässlichen und skalierbaren Beschaffungswegen.

Loql setzt genau hier an. Die App schafft eine digitale Verbindung zwischen Produzent:innen und Abnehmer:innen – effizient, übersichtlich und mit einem klaren Fokus auf Regionalität. Damit wird aus einem komplexen Prozess ein einfaches Tool. Und aus dem „Fax vom Hof“ eine zukunftsfähige Lösung.

In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf den Status quo der Beschaffung im Lebensmitteleinzelhandel, beleuchten die Chancen der Digitalisierung und zeigen, wie Loql dabei hilft, frische, regionale Produkte direkt in den Supermarkt zu bringen.

Herausforderungen in der aktuellen Beschaffungspraxis

Die Zukunft des Einkaufens liegt in einem hybriden Ansatz, der das Beste aus beiden Welten vereint. Wochenmärkte können von dieser Entwicklung profitieren, indem sie digitale Plattformen nutzen, um ihre Reichweite zu erweitern und gleichzeitig das authentische Markterlebnis zu bewahren. Kund:innen können beispielsweise frische Produkte online vorbestellen und diese dann persönlich auf dem Markt abholen, wodurch sie Zeit sparen und trotzdem die Atmosphäre des Marktes genießen können.

Technologische Innovationen

Obwohl der Wunsch nach Regionalität im Lebensmitteleinzelhandel so stark ist wie nie zuvor, sieht die Realität in vielen Supermärkten anders aus. Ein großer Teil der Beschaffungsprozesse ist nach wie vor analog teilweise sogar papierbasiert. Faxgeräte gehören in vielen Märkten immer noch zum Alltag und der Austausch mit Produzent:innen erfolgt oft über persönliche Kontakte, Telefonanrufe oder E-Mails ohne zentrale Dokumentation. Was in Einzelfällen charmant wirken mag, ist in der Praxis ein echter Effizienz-Killer.

Digitale Infrastruktur: Fehlanzeige in vielen Märkten

Laut einer aktuellen Erhebung von Responsive Acoustics fehlen in über der Hälfte der Supermärkte die technischen Voraussetzungen für moderne, digitale Beschaffungsprozesse. Die Gründe reichen von fehlender IT-Unterstützung bis zu mangelnder Schulung des Personals. Besonders kritisch: Viele regionale Produzent:innen arbeiten ebenfalls noch ohne strukturierte digitale Systeme, was den Austausch zusätzlich erschwert.

Regionalität – gewünscht, aber schwer umzusetzen

Studien zeigen, dass Verbraucher:innen immer häufiger gezielt nach regionalen Produkten suchen. Doch der Einkauf solcher Waren gestaltet sich für viele Märkte schwierig:

  • Keine standardisierten Schnittstellen zu Produzent:innen: Viele kleine Anbieter:innen haben weder die Kapazitäten noch die technischen Möglichkeiten, um sich in bestehende Warenwirtschaftssysteme zu integrieren.
  • Unübersichtliche Kommunikation: Produktverfügbarkeiten, Lieferzeiten oder Rückfragen müssen individuell abgeklärt werden, oft ohne klaren Überblick oder Protokollierung.
  • Fehlende Planbarkeit: Die saisonale Verfügbarkeit regionaler Produkte macht eine strukturierte Beschaffung schwer besonders, wenn die Bestellprozesse manuell ablaufen.

Zeit- und Kostenfaktor

Während große Lieferant:innen oft über zentrale Logistik und Bestellsysteme verfügen, erfordert der Einkauf regionaler Produkte deutlich mehr Aufwand. Das bindet Personal und führt nicht selten zu Frust auf beiden Seiten: bei Produzent:innen, die gerne mehr liefern würden und bei Supermärkten, die gerne mehr einkaufen würden, aber keinen praktikablen Weg finden.

Die Konsequenz? Viele Supermärkte greifen trotz guter Absichten doch wieder auf zentrale, standardisierte Lieferketten zurück und die Chance auf echte Regionalität bleibt ungenutzt.

Die Vorteile der Digitalisierung in der Beschaffung

Die Herausforderungen sind offensichtlich und die Lösung ist greifbar nah. Die Digitalisierung der Beschaffung bietet genau die Werkzeuge, die Supermärkte brauchen, um regionale Produkte effizient, transparent und zuverlässig in ihre Sortimente zu integrieren. Es geht nicht darum, gewachsene Beziehungen zu ersetzen, sondern sie smarter zu gestalten.

1. Effizienzsteigerung im Alltag

Digitale Systeme automatisieren wiederkehrende Aufgaben: Bestellmengen lassen sich mit wenigen Klicks erfassen, Absprachen einfach klären und Liefertermine sind transparent. Statt langwieriger Telefonate und Abstimmungen bleibt mehr Zeit für das Wesentliche – den Verkauf und die Kund:innenberatung im Markt.

2. Bessere Planbarkeit auch bei Saisonware

Saisonale Produkte wie Spargel, Erdbeeren oder Kürbisse lassen sich in digitalen Tools nicht nur besser bewerben, sondern auch genauer planen. Verfügbarkeiten können tagesaktuell kommuniziert werden, sowohl von der Angebots- als auch der Nachfrageseite. So vermeiden Supermärkte Überbestände oder Fehlmengen und Produzent:innen profitieren von klarer Kommunikation und vorausschauender Planung.

3. Transparenz und Nachverfolgbarkeit

Digitalisierung schafft Übersicht: Wo kommt das Produkt her? Welche Lieferzeit ist zu erwarten? Diese Informationen lassen sich transparent darstellen und kommunizieren, ob im Markt oder über digitale Kanäle. Das stärkt das Vertrauen der Kund:innen und erhöht die Wertschätzung für regionale Produkte.

4. Weniger Fehler, mehr Sicherheit

Manuelle Prozesse sind fehleranfällig, besonders bei komplexen Bestellungen oder wechselnden Lieferzyklen. Digitale Systeme vermeiden Missverständnisse, erfassen Bestellhistorien und ermöglichen Rückverfolgung im Fall von Reklamationen. Das sorgt für mehr Sicherheit auf beiden Seiten.

5. Nachhaltigkeit ganz praktisch

Durch die Digitalisierung können Märkte präziser bestellen, gezielter verkaufen und unnötige Transporte oder Übermengen vermeiden. Das reduziert Lebensmittelverschwendung, spart CO₂ und zahlt direkt auf die Nachhaltigkeitsziele von Unternehmen und Verbraucher:innen ein.

Loql als Lösung: Digitalisierung trifft Regionalität

Regionale Produkte in den Supermarkt bringen – einfach, digital und partnerschaftlich: Das ist die Idee hinter Loql. Denn die Digitalisierung muss auch für kleine handwerkliche Betriebe und regionale Anbieter:innen zugänglich sein. Loql schafft genau diese Verbindung mit einer App, die Produzent:innen und Abnehmer:innen in der Region direkt zusammenbringt.

Digitale Plattform statt Excel und Zettelwirtschaft

Loql ersetzt manuelle Abläufe durch eine intuitive, digitale Infrastruktur: Märkte können mit wenigen Klicks auf das Angebot regionaler Produzent:innen zugreifen, Bestellungen platzieren und mit den Anbieter:innen kommunizieren. Gleichzeitig behalten Produzent:innen die volle Kontrolle über ihr Sortiment, ihre Preise und Lieferbedingungen – alles transparent und in Echtzeit.

Vorteile für Supermärkte auf einen Blick

  • Zugang zu lokalen Produkten: Loql bietet eine kuratierte Auswahl an regionalen Erzeugnissen vom Gemüsebauern über die Käserei bis hin zum Bäcker aus der Nachbarschaft.
  • Planbare Prozesse: Verfügbarkeiten und Lieferzeiten werden klar kommuniziert, Bestellungen sind nachvollziehbar und dokumentiert.
  • Flexibilität und Skalierbarkeit: Ob kleine Bestellung für den Wochenmarkt oder regelmäßige Lieferungen, die App passt sich an die Bedürfnisse des Marktes an.
  • Nahtlose Kommunikation: Rückfragen, Sonderwünsche oder Reklamationen lassen sich direkt in der App klären – schnell, persönlich und unkompliziert.

Mehr Sichtbarkeit und Absatz für Produzent:innen

Für regionale Anbieter:innen ist Loql nicht nur ein neuer Vertriebskanal, sondern ein echtes Netzwerk. Sie erreichen gezielt professionelle Abnehmer:innen, ohne sich um aufwendige Logistik oder Vertrieb kümmern zu müssen. Die App hilft ihnen, ihre Produkte sichtbar zu machen, Kundenbeziehungen aufzubauen und planbar zu produzieren.

Besonders wichtig: Loql denkt Regionalität ganzheitlich. Es geht nicht nur um Produkte, sondern um Partnerschaften auf Augenhöhe, um Wertschöpfung in der Region, Transparenz für Kund:innen und Nachhaltigkeit in der Praxis.

Die Zukunft der Beschaffung ist digital und regional

Die Zeit des Faxgeräts ist vorbei oder sollte es zumindest sein. In einer Welt, in der Verbraucher:innen mehr Transparenz, mehr Nachhaltigkeit und mehr Regionalität fordern, braucht auch die Beschaffung im Lebensmitteleinzelhandel ein Update. Der Wandel ist nicht nur notwendig, sondern längst überfällig.

Digitale Lösungen wie Loql machen es möglich, regionale Produkte effizient, transparent und partnerschaftlich in den Handel zu bringen. Sie überwinden die strukturellen Hürden zwischen Erzeugung und Verkauf und eröffnen neue Chancen für beide Seiten. Supermärkte gewinnen an Profil und Vertrauen, Produzent:innen an Reichweite und Planbarkeit.

Dabei geht es nicht nur um Technik, sondern um Haltung: Wer regional einkauft, investiert in die eigene Umgebung - in Menschen, in Qualität, in Zukunft. Und mit digitalen Werkzeugen wie Loql wird aus dieser Haltung eine Handlung.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um den Schritt vom Fax zur App zu machen – für mehr Regionalität, mehr Nachhaltigkeit und mehr Verbindung.

Quellen:

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